Ergebnisbericht Forschungsprojekt ProzesSan

Prozessinnovationen zur Erhöhung der Dekarbonisierungs- und Sanierungsrate im Wohnbau
Projektlaufzeit: 01.09.2024 – 30.11.2026
Fördergeberin: Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft FFG

Projektpartner:innen

• RENOWAVE.AT eG – Projektleitung
• einszueins architektur ZT GmbH
• Schöberl & Pöll GmbH
• BOCK immo-consulting e.U.

Ausgangssituation
Die Dekarbonisierung des Gebäudebestands ist eine zentrale Voraussetzung für die Erreichung der österreichischen und europäischen Klimaziele. Eigentümer:innen und Verwalter:innen größerer Immobilienbestände stehen dabei vor der Herausforderung, ihre Gebäude schrittweise zu sanieren, den Energieverbrauch zu reduzieren und fossile Energieträger durch klimafreundliche Lösungen zu ersetzen.
Dabei treffen unterschiedliche finanzielle, rechtliche, technische und organisatorische Herausforderungen aufeinander. Insbesondere für Unternehmen mit großen Immobilienbeständen ist die systematische Planung und Umsetzung von Sanierungs- und Dekarbonisierungsmaßnahmen eine komplexe Aufgabe.
Eine besonders wichtige Rolle kommt den gemeinnützigen Bauvereinigungen zu. Sie verwalten in Österreich rund eine Million Wohnungen und verfügen damit über einen wesentlichen Teil des österreichischen Wohnungsbestands. Gleichzeitig sind ihre internen Abläufe vielfach historisch auf die Verwaltung und den Neubau von Wohngebäuden ausgerichtet. Für eine deutlich höhere Sanierungs- und Dekarbonisierungsrate braucht es daher nicht nur technische und finanzielle Lösungen, sondern auch geeignete unternehmensinterne Strukturen und Prozesse. Hier setzte das Forschungsprojekt ProzesSan – Prozessinnovationen zur Erhöhung der Dekarbonisierungs- und Sanierungsrate im Wohnbau an.

Forschungsfragen
Im Mittelpunkt des Projekts standen folgende Fragen:

• Wo liegen die wesentlichen Hürden bei der Durchführung von Dekarbonisierungs- und Sanierungsprojekten?
• Wie kann die Dekarbonisierungs- und Sanierungsrate im österreichischen Wohnbau – insbesondere bei gemeinnützigen Bauvereinigungen – erhöht werden?
• Welche organisatorischen und strukturellen Voraussetzungen benötigen Unternehmen, um Sanierungs- und Dekarbonisierungsmaßnahmen schneller und systematischer umzusetzen?
• Welche Unterstützungsangebote können Unternehmen dabei helfen, vom einzelnen Sanierungsprojekt zu einer strategischen Bearbeitung ihres gesamten Gebäudebestands zu gelangen?

Methodisches Vorgehen
Zu Beginn des Projekts wurde der Verwaltungsbestand gemeinnütziger Bauvereinigungen in Ostösterreich mit Schwerpunkt auf Wien, Niederösterreich und Burgenland analysiert. Darauf aufbauend wurden durch Literatur- und Datenrecherchen sowie durch Gespräche und Befragungen von Unternehmen und relevanten Stakeholdern die wesentlichen Hemmnisse für die Umsetzung von Sanierungs- und Dekarbonisierungsmaßnahmen untersucht.
Dabei wurden insbesondere soziale und strukturelle, rechtliche, finanzielle und organisatorische Faktoren betrachtet.
Ein wesentlicher Schwerpunkt des Projekts lag anschließend auf der Entwicklung und praktischen Erprobung eines dreistufigen Workshop-Konzepts. Dieses wurde gemeinsam mit einer gemeinnützigen Bauvereinigung durchgeführt und laufend dokumentiert, evaluiert und weiterentwickelt.

Die drei Stufen des Konzepts umfassen:
1. Commitment und Vision: Gemeinsames Verständnis schaffen, Ziele definieren und eine unternehmensweite Vision für Dekarbonisierung und Sanierung entwickeln.
2. Strategie: Ausgehend von der Vision eine strategische Ausrichtung für den Gebäudebestand entwickeln und Verantwortlichkeiten sowie notwendige Rahmenbedingungen klären.
3. Maßnahmen und Prozesse: Bestehende Abläufe analysieren, konkrete Maßnahmen ableiten und notwendige Anpassungen der Organisations- und Entscheidungsprozesse definieren.

Damit wird nicht nur die technische oder wirtschaftliche Seite einzelner Sanierungsprojekte betrachtet, sondern der gesamte unternehmensinterne Prozess von der strategischen Zielsetzung bis zur Umsetzung. Dieses prozessuale Ansetzen bildet einen zentralen Ansatzpunkt des Projekts.
Die Erfahrungen aus der praktischen Erprobung wurden laufend ausgewertet. Ein weiterer unternehmensinterner Workshop diente dazu, die entwickelten Ansätze zu evaluieren, anzupassen und auf die konkrete Umsetzung des Sanierungsprozesses zu übertragen.

Zentrale Ergebnisse
Die Projektergebnisse zeigen, dass die wesentlichen Hemmnisse für eine höhere Dekarbonisierungs- und Sanierungsrate nicht ausschließlich – und in der praktischen Umsetzung häufig nicht primär – in finanziellen oder rechtlichen Rahmenbedingungen liegen.
Ein wesentlicher Hebel liegt vielmehr in den internen Strukturen, Zuständigkeiten und Prozessen der Unternehmen.

Fehlende oder unzureichende Bestandsdaten
Eine wesentliche Voraussetzung für eine strategische Sanierungsplanung ist eine ausreichende Datengrundlage. Unternehmen benötigen Informationen über Zustand, Energieverbrauch, technische Ausstattung und Sanierungspotenziale ihrer Gebäude, um Prioritäten setzen und Maßnahmen sinnvoll bündeln zu können.
Fehlen diese Informationen oder liegen sie nur dezentral und in unterschiedlicher Qualität vor, wird eine systematische Bestandsanalyse erschwert. Entscheidungen werden dadurch häufig objektbezogen und anlassbezogen getroffen, anstatt auf einer übergeordneten Bestandsstrategie zu beruhen.

Konzentration von Wissen und Entscheidungen
Ein weiterer wesentlicher Faktor ist die Verteilung von Wissen und Verantwortung innerhalb der Unternehmen.
Entscheidungen, Kalkulationen und die Vorbereitung beziehungsweise Durchführung von Sanierungsmaßnahmen liegen vielfach bei einzelnen Personen oder konzentrieren sich auf eine Abteilung – häufig die Hausverwaltung. Dadurch entsteht eine hohe Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeiter:innen und ihren jeweiligen Ressourcen und Kenntnissen.
Für eine umfassende Dekarbonisierungsstrategie ist jedoch eine stärkere Zusammenarbeit unterschiedlicher Unternehmensbereiche erforderlich. Insbesondere Geschäftsführung, Hausverwaltung, Technik, Projektentwicklung und weitere relevante Abteilungen müssen in den Prozess eingebunden werden.

Fehlende unternehmensweite Strategie
Eine weitere zentrale Erkenntnis betrifft die Bedeutung einer klar formulierten Unternehmensstrategie.
Ein unternehmensweit getragenes und kommuniziertes Ziel für Dekarbonisierung und Sanierung schafft Orientierung und bildet die Grundlage dafür, dass entsprechende Maßnahmen auch in den einzelnen Abteilungen berücksichtigt und priorisiert werden. Eine solche strategische Verankerung erhöht die Verbindlichkeit, schafft Motivation und erleichtert die Abstimmung zwischen den unterschiedlichen Organisationseinheiten.

Die zentrale Erkenntnis des Projekts lässt sich daher wie folgt zusammenfassen:
Eine höhere Sanierungs- und Dekarbonisierungsrate erfordert nicht nur mehr finanzielle Mittel und geeignete rechtliche Rahmenbedingungen, sondern vor allem die Fähigkeit der Unternehmen, Sanierung als strategische und organisationsübergreifende Aufgabe zu verankern.

Der entwickelte Lösungsansatz
Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse wurde im Projekt ein praxisorientierter Ansatz entwickelt und erprobt, mit dem Unternehmen ihre internen Voraussetzungen für eine systematische Sanierung und Dekarbonisierung weiterentwickeln können.
Im Mittelpunkt steht ein strukturierter, mehrstufiger Workshop-Prozess, in den Mitarbeiter:innen aus unterschiedlichen Organisationsebenen und Unternehmensbereichen eingebunden werden. Dazu gehört insbesondere auch die Unternehmensleitung.
Gemeinsam werden zunächst eine Vision und konkrete Ziele für die Dekarbonisierung und Sanierung des Bestands entwickelt. Darauf aufbauend werden die bestehende Organisation, die vorhandenen Daten und die bisherigen Abläufe analysiert.
Im nächsten Schritt werden jene Prozesse identifiziert, die für die Umsetzung von Sanierungsmaßnahmen relevant sind. Diese werden auf ihre Funktionsfähigkeit und Effizienz überprüft und – wo erforderlich – angepasst.
Ziel ist es, Sanierung und Dekarbonisierung nicht als einzelne, isolierte Projekte zu behandeln, sondern als dauerhaften Bestandteil der Unternehmensstrategie und der regulären Organisations- und Entscheidungsprozesse zu etablieren.

Workshop-Handbuch und Leitfaden
Die im Projekt entwickelte Vorgehensweise wurde in einem Leitfaden und einem Workshop-Handbuch dokumentiert.
Das Workshop-Handbuch ermöglicht es Unternehmen, den entwickelten Prozess grundsätzlich eigenständig durchzuführen. Es enthält die notwendigen methodischen Grundlagen und unterstützt bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der einzelnen Workshop-Stufen.
Die praktische Erprobung hat gleichzeitig gezeigt, dass eine externe
Begleitung einen zusätzlichen Mehrwert bieten kann. Eine Perspektive von außen erleichtert es, bestehende Strukturen und Routinen kritisch zu hinterfragen, unterschiedliche Sichtweisen innerhalb des Unternehmens zusammenzuführen und neue Lösungsansätze zu entwickeln.
Dabei ist neben der methodischen Kompetenz auch fachliche Expertise im Bereich Sanierung und Dekarbonisierung von Bedeutung.

Nutzen und Übertragbarkeit
Der entwickelte Ansatz ist grundsätzlich auf unterschiedliche Unternehmensgrößen und Organisationsstrukturen übertragbar. Er richtet sich insbesondere an Eigentümer:innen und Verwalter:innen größerer Wohnimmobilienbestände, kann aber auch von anderen Bestandshalter:innen genutzt und an deren spezifische Rahmenbedingungen angepasst werden.
Der besondere Nutzen liegt darin, dass nicht bei einzelnen technischen Sanierungsmaßnahmen angesetzt wird, sondern bei den Voraussetzungen für deren systematische Umsetzung innerhalb des Unternehmens.

Damit schafft ProzesSan eine Grundlage dafür,

• den Gebäudebestand systematisch zu analysieren,
• Sanierungs- und Dekarbonisierungspotenziale zu priorisieren,
• Verantwortlichkeiten klarer zu definieren,
• Wissen innerhalb des Unternehmens zu verankern,
• unterschiedliche Abteilungen besser miteinander zu vernetzen,
• Sanierung strategisch in der Unternehmensentwicklung zu verankern und
• die Umsetzung von Maßnahmen langfristig zu beschleunigen.
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Fazit

Die Ergebnisse des Forschungsprojekts ProzesSan zeigen, dass die Beschleunigung der Dekarbonisierung und Sanierung im Wohnbau nicht allein durch technische Innovationen, zusätzliche Förderungen oder veränderte rechtliche Rahmenbedingungen erreicht werden kann.
Ein entscheidender Hebel liegt in den Unternehmen selbst: in ihren Daten, Organisationsstrukturen, Zuständigkeiten, Entscheidungswegen und Prozessen. Werden Dekarbonisierung und Sanierung als unternehmensweite strategische Aufgabe verstanden und entsprechend organisatorisch verankert, können vorhandene Ressourcen gezielter eingesetzt und Sanierungsentscheidungen systematischer vorbereitet und umgesetzt werden.
Mit dem entwickelten Workshop-Konzept, dem Workshop-Handbuch und dem Leitfaden stellt ProzesSan dafür einen praxisorientierten Ansatz zur Verfügung. Das Projekt leistet damit einen Beitrag, die notwendige Transformation des österreichischen Wohnungsbestands nicht nur technisch, sondern auch auf der Ebene der Organisation und der Prozesse voranzutreiben.
Die im Projekt gewonnenen Erkenntnisse zeigen zugleich, dass die weitere Steigerung der Sanierungs- und Dekarbonisierungsrate ein Zusammenspiel unterschiedlicher Ebenen erfordert: geeignete politische und rechtliche Rahmenbedingungen, ausreichende finanzielle Möglichkeiten sowie – und insbesondere – Unternehmen, die über die notwendigen Strukturen und Prozesse verfügen, um aus strategischen Klimazielen konkrete Sanierungsmaßnahmen werden zu lassen.